عشر طرق لتكون أكثر فعالية في العمل

هيا بنا لنتعلم القيام بأعمالنا ومهامنا بذكاء وليس ببذل مجهود أكبر فنحن مخلوقات تحكم العادات الروتينية أدمغتنا. فعندما نضع إجراءات روتينية  يمكننا ذلك من تنفيذ المهام بشكل أسرع حيث لا يتعين علينا التفكير لأجل تنفيذ المهام الموكلة إلينا.

فبغض النظر عن عملك أو مجال إختصاصك، لا توجد دائمًا ساعات كافية في اليوم لإنجاز كل شيء ونتيجةً لذلك ستشعر دائمًا أنك متأخر في تنفيذ بعض المهام وهذا ليس جيدًا لإنتاجيتك ولا لصحتك.

إذن ما هو الجواب؟ العمل لساعات أكثر؟

ليس بالضرورة أن نعمل لساعات أكثر لتأدية مهامنا، كما أوضح بوب سوليفان على موقع CNBC.com  " وجدت الأبحاث التي تحاول تحديد العلاقة بين ساعات العمل والإنتاجية أن إنتاج الموظف ينخفض ​​بشكل حاد بعد 50 ساعة عمل في الأسبوع، وينخفض الإنتاج بعد 55 ساعة لدرجة كبيرة كما أن الشخص الذي يقضي 70 ساعة لا ينتج شيئًا أكثر مع تلك الـ 15 ساعة الإضافية وذلك وفقًا لدراسة نشرها العام الماضي جون بينكافيل من جامعة ستانفورد".

فبدلاً من العمل لساعات إضافية، يمكنك أن تصبح أكثر فاعلية في العمل من خلال التركيز على ما هو هام حقًا ويمكنك البدء في ذلك  بأسرع وقت ممكن باتباع هذه النصائح العشر البسيطة.

1- إختصر قائمة المهام

إذا تم تكليفك بمشروع كبير فمن الطبيعي أن يتسابق عقلك مع الكثير من الأفكار المختلفة حول من أين ستبدأ وما ستحتاج إليه لإنجاز المهمة في الوقت المحدد ونتيجة لذلك تبدأ في إنشاء قائمة مهام ضخمة للغاية.

تكمن المشكلة في قوائم المهام الخارجة عن السيطرة في أنها مربكة وتمنعك من أن تكون منتجًا، هذا لأنك تقوم بمهام متعددة وتوجه طاقتك إلى مهام وأنشطة غير مهمة.

بدلاً من ذلك، حاول أن تختصر قوائم المهام الخاصة بك من خلال التركيز فقط على 3 إلى 5 مهام الأكثر إلحاحًا  وأهمية والأكثرصعوبة لهذا اليوم، والتي تُعرف أيضًا باسم المهام الأكثر أهمية MIT)  ) وركز على مهمة واحدة في كل مرة قبل الانتقال إلى مهام أقل أهمية فعندما تفعل ذلك ستشعر بمزيد من الإنتاجية وستصبح أقل قلقًا.

ويقترح Lou Babauta من موقع ZenHabits أن واحدًا على الأقل من المهام الأكثر أهمية يجب أن يكون مرتبطًا بأهدافك ويجب أن تعمل عليها في الصباح سواء كان ذلك في المنزل أو في المكتب إذاً " تعامل مع المهام الأكثر أهمية أولاً في الصباح "

ووفقًا لـ Lou "إذا قمت بتأجيلها إلى وقت لاحق، فسوف تنشغل وسينفذ الوقت دون القيام بها، لذلك أنجز الأعمال الأكثر أهمية في الصباح وأبعدها عن طريقك وبقية اليوم سيصبح أكثر سهولة للقيام ببافي المهام"

2- قم بقياس النتائج وليس الوقت

عندما يتعلق الأمر بالإنتاجية، فإننا غالبًا ما نركز على المدة التي يستغرقها شيء ما لإكماله، ولا نركز على ما أنجزناه على سبيل المثال إذا أمضيت أربع ساعات في كتابة مقال مكون من 1000 كلمة قد تكون منزعجًا قليلاً لأن ذلك استهلك جزءًا كبيرًا من وقتك ولكن ماذا لو ركزت على الأجزاء الأصغر من المقال؟ على سبيل المثال أنت قمت بتقسيم المقال إلى خمسة أقسام مكونة من 200 كلمة، وقمت بتنسيقها بشكل صحيح، وإضافة عناوين، وإجراء تدقيق إملائي وإضافة صور، وستدرك حينها أنك أكملت الكثير من العمل بالفعل في هذا الإطار الزمني.

في الواقع وجد بحث من فريق Behance أن "إعطاء الأهمية لعدد الساعات التي تقضيها من أجل إنجاز العمل لإعطاء النتائج المطلوبة يؤدي إلى ظهور ثقافة عدم الكفاءة والقلق".

كما أن الضغط الناتج عن طلب الجلوس على المكتب حتى وقت معين يؤدي إلى تجاهل بعض القوانين الأساسية لتوليد الأفكار ونظراً للطبيعة البشرية فإنه:

•  عندما يكون الدماغ متعبًا ، فإنه لا يعمل بشكل جيد ويحدث توليد للأفكار وفقًا لشروطه الخاصة .
• عندما تشعر بأنك مجبر على التنفيذ بما يتجاوز قدرتك، فإنك تبدأ في كره ما تفعله .

لذلك فإن الإهتمام في قياس النتائج بدلاً من قياس الوقت يساعد في إنشاء قوائم مكتملة، ومن خلال الاحتفاظ بهذه القائمة، ستشعر بمزيد من التحفيز والتركيز حيث يمكنك بالفعل رؤية ما أنجزته.

بالإضافة إلى ذلك ، وفقًا لمؤسس Buffer ليو ويدريش ، تسمح لك قوائم المهام "بمراجعة يومك، وتمنحك فرصة للاحتفال بإنجازاتك، وتساعدك على التخطيط بشكل أكثر فعالية."

3- تعديل الموقف

صرح الفريق العامل في Mind Tools أننا أكثر فعالية في العمل عندما يكون لدينا "موقف إيجابي".

"يأخذ الأشخاص ذوو السلوك الجيد زمام المبادرة متى استطاعوا، فهم يساعدون عن طيب خاطر زميلًا محتاجًا، ويتحملون فترة الركود عندما يكون شخص ما مريضًا، ويتأكدون من أن عملهم يتم وفقًا لأعلى المعايير."

ولن تسمعهم أبدًا يقولون إن عملهم "جيد بما فيه الكفاية". هذا لأنهم يذهبون إلى أبعد الحدود، إضافةً إلى ذلك سيساعدك السلوك الجيد في العمل على وضع معايير لعملك، والتأكد من أنك تتحمل المسؤولية عن نفسك، وستستطيع أخذ القرارات بشكل أسهل لأنك تستعمل حدسك في إتخاذ قراراتك. فمن الصعب العثور على هذه السمة المثيرة للإعجاب في العديد من المؤسسات ولكن إظهار اتخاذ القرارات الأخلاقية والنزاهة قد يفتح لك العديد من الأبواب في المستقبل.

4-  التواصل ثم التواصل ثم التواصل

بغض النظر عما إذا كنت تعمل بشكل مستقل أو مدير أعمال أو موظف، فستكون هناك أوقات يتعين عليك فيها العمل مع الآخرين. على هذا النحو يجب عليك تعزيز مهارات الاتصال والتعاون الخاصة بك. فعندما تفعل ذلك ستتخلص من إعادة بعض الأعمال الغير ضرورية كما ستتخلص من إضاعة الوقت في تصحيح أي سوء تفاهم.

يمكنك البدء بتحسين مهارات الاستماع النشط لديك والبقاء على موضوع واحد عند التواصل. على سبيل المثال، عند كتابة رسالة بريد إلكتروني اجعلها قصيرة ومحددة ولا تقم بإلقاء الكثير من المعلومات في الرسالة لأنها ستؤدي إلى إرباك المستلم.

5-  إنشاء الروتين والتمسك به

كما يقول هالي كروفورد (مدرب مهني معتمد ومتحدث ومؤلف) "نحن البشر عندما نؤسس إجراءات روتينية فإن ذلك يساعدنا في تنفيذ المهام بشكل أسرع نظرًا لأننا لسنا مضطرين إلى التفكير في المهمة أو الاستعداد لها، ويمكننا العمل عليها بسرعة فنكون بذلك قد إختصرنا الوقت.

6- أتمتة المزيد من المهام

إن السر في إنجاز المزيد من المهام هو التقليل من عدد القرارات التي يتعين عليك اتخاذها على مدار اليوم. لهذا السبب اتبع مارك زوكربيرج هذه الطريقة لسنوات.

كما كتب توني شوارتز الرئيس والمدير التنفيذي لمشروع الطاقة في هارفارد بيزنس ريفيو"السر غير المنطقي لإنجاز الأمور هو جعلها أكثر تلقائية، وبالتالي فهي تتطلب طاقة أقل".

"اتضح أن لكل منا مخزونًا معيناً من الإرادة والانضباط، ويتم استنفاده تدريجياً من خلال أي عمل من أعمال التنظيم الذاتي الواعي. وبعبارة أخرى "إذا كنت تستهلك طاقتك في محاولة مقاومة كعكة الشوكولاتة الشهية، سيكون لديك القليل من الطاقة المتبقية لحل المشكلة الصعبة وستنخفض الإرادة والإنضباط تدريجياً مع مرورالوقت ".

وبعبارة أخرى، قم ببناء إجراءات روتينية وعادات حتى لا تقرر، فأنت فقط تفعل وتعمل. ولهذا السبب كان زوك يرتدي نفس الملابس كل يوم ومن خلال عدم الإهتمام بتلك الأشياء السخيفة أو التافهة، يمكنه تركيز كل طاقته على قرارات العمل الأكثر أهمية.

7- توقف عن تعدد المهام

نعتقد جميعًا أننا نؤدي مهام متعددة أما في الواقع فإن البشر غير قادرين على القيام بأشياء متعددة في وقت واحد.

قال عالم الأعصاب إيرل ميللر: "لا يمكن للناس القيام بمهام متعددة بشكل جيد، وعندما يقول الناس أنهم يستطيعون فإنهم يخدعون أنفسهم" لأن "الدماغ جيد جدا في خداع نفسه."

بدلاً من ذلك يجب علينا أن نحول انتباهنا من مهمة إلى أخرى بسرعة كبيرة.

قال ميلر: "بالتبديل من مهمة إلى مهمة، تعتقد أنك في الواقع تهتم بكل شيء من حولك في نفس الوقت، لكنك في الواقع لا تفعل ذلك". "فأنت لا تهتم بشيء أو شيئين في وقت واحد، لكنك تنتقل بينهما بسرعة كبيرة."

في الواقع  وجد الباحثون أنه يمكنهم رؤية الدماغ يكافح عند القيام بمهام متعددة.

لذا في المرة القادمة التي يكون لديك فيها الرغبة في القيام بمهام متعددة توقف وخذ قسطًا من الراحة ثم عُد للتركيز على الشيء الوحيد الذي يجب عليك القيام به الآن و بمجرد الانتهاء من ذلك، يمكنك الانتقال إلى شيء آخر.

8- استفد من مماطلتك

قد يبدو ان ذلك له نتائج عكسية، لكن هذه الطريقة فعالة.

وفقًا لقانون باركنسون  الذي سُمي على اسم المؤرخ سيريل نورثكوت باركنسون  "إذا انتظرت حتى اللحظة الأخيرة، فلن يستغرق الأمر سوى دقيقة واحدة".

فكر في الأمر، لقد كان لديك موعد نهائي في العمل يلوح في أفقك لمدة شهر، لكنك قمت بضبطه خلال الأسبوع الأخيرفقط.

ووفقًا لـ Thai Nguyen من موقع TheUtopianLife.com فإن هذه الطريقة توفر "نفوذًا كبيرًا لتحقيق الكفاءة وفرض مواعيد نهائية أقصر لمهمة ما ".

9-  تخفيف التوتر

نظرًا لأن الإجهاد يمكن أن يسبب مشاكل جسدية وعاطفية وسلوكية والتي يمكن أن تؤثر على صحتك وطاقتك ورفاهيتك ويقظتك العقلية فليس من المستغرب أن يعيق الإجهاد أداء عملك. والخبر السار هو أنك قد تكون قادرًا على تخفيف الضغط في مكان العمل.

وفقًا لجمعية علم النفس الأمريكية، "تتمثل أكثر استراتيجيات تخفيف التوتر فاعلية في ممارسة الرياضة، أو الصلاة أو حضور خدمة دينية أوالقراءة  أوالاستماع إلى الموسيقى أو قضاء الوقت مع الأصدقاء أوالعائلة أوالحصول على تدليك أوالخروج للتمشية أو التأمل أو ممارسة اليوغا أوقضاء الوقت مع هواية إبداعية ".

غير أن أقل الاستراتيجيات فاعلية هي "المقامرة والتسوق والتدخين والشرب وتناول الطعام ولعب ألعاب الفيديو وتصفح الإنترنت ومشاهدة التلفزيون أو الأفلام لأكثر من ساعتين".

هناك أسلوب آخر فعال لإدارة الإجهاد هو زيادة سيطرتك على الموقف مقدمًا حيث يمكنك البدء بالتخطيط لغدًا في الليلة السابقة والالتزام بروتينك. بهذه الطريقة تعرف ما تتوقعه في الصباح.

10-  قم بالمزيد من العمل الذي تستمتع به

لا يتمتع الجميع بامتيازات كافية للقيام بما يحبون بسبب السعي من أجل لقمة العيش، ولكن حتى لو كنت تطارد أحلامك وتتبع شغفك  فستظل هناك مهام لا تحب القيام بها. في كلتا الحالتي ، ركز أكثر على العمل الذي تستمتع به بالفعل.

على سبيل المثال إذا كنت طاهياً  فمن الواضح أنك تحب الطبخ، فبدلاً من قضاء الوقت في أداء المهام الإدارية  إستعن بمصادر خارجية أو فوض هذه المهام  لشخص مناسب لتتمكن من قضاء المزيد من الوقت في المطبخ أو في السوق للعثور على المكونات الطازجة. فعندما تفعل ذلك، ستشعر بمزيد من الرضا والإلهام والتحدي والإنتاجية.

تم نشر هذا المقال مسبقاً على القيادي. لمشاهدة المقال الأصلي، انقر هنا